يعتبر نظام الأوائل لادارة الصناديق أحد أهم الأدوات التي تمكن المؤسسات من السيطرة على الحركات المالية اليومية لأمناء الصناديق ومتابعتها, حيث يطلق على هذا النظام مسمى اخر هو التبادل المالي حيث يتم من خلاله ادخال جميع الحركات التي تتعلق بامين الصندوق من سندات قبض او سندات صرف او يداعات لدى البنوك.

وتم تصميم النظام ليتوائم مع المقاييس العالمية للرقابة المالية حيث يتيح لأمين الصندوق إدخال الحركات الخاص بعملة وبحيث تكون هذه الحركات محددة بصندوق معين و بحسابات معينة و الاستفادة منه في موضوع متابعة تسديدات الفواتير الصادرة و الواردة.

يوجد في النظام سند صرف ويكون مثبت عليه الصندوق المصروف منه ويمكن اختيار الحساب المدين (المورد) وادخال قيمة الصرف الكلي ونوع العملة الاجنبية و بيان السند والفواتير المسددة (فواتير واردة مثل مشتريات) وفي حالة ان يكون السند هو سند صرف شيكات فيمكن ادخال تفاصيل الشيك المصروف مثل رقم الشيك و تاريخه و البنك المصدر واسم المستفيد.

وايضا يوجد في النظام سند ايداع ويكون مثبت عليه الصندوق المودع منه ويمكن اختيار الحساب المدين (البنك) وادخال قيمة الايداع الكلي و نوع العملة الاجنبية و بيان السند و في حالة ان يكون السند هو سند ايداع شيكات فيمكن اختيار تفاصيل الشيك المودع.

ومن الميزات الرئيسية للنظام هو الارتباط المباشر مع نظام المحاسبة العامة والشيكات الصادرة والواردة, مما يجنب التكرار والازدواجية في إدخال الحركات وتقليل حجم العمل اليدوي بحيث يتم إجراء وتوثيق الحركات السابقة آليا إلى الأنظمة المختلفة.

أهم الميزات في النظام:

• نظام متعدد الصناديق و مرتبط بشجرة الحسابات

• ملف خاص لإدخال سندات الصرف مع إمكانية التحويل إلى عملة أجنبية والطباعة على نموذج خاص بالصرف

• متعدد أنواع الصرف (نقدي – شيكات)

• إمكانية إضافة الجهات المصروف إليها (الموردين)

• ملف خاص لإدخال سندات القبض مع إمكانية التحويل إلى عملة أجنبية وطباعة نموذج خاص بالقبض

• متعدد أنواع القبض (نقدي – شيكات)

• إمكانية إضافة الجهات المقبوض منها (العملاء)

• ملف خاص لإدخال سندات الإيداع النقدي

• ملف خاص لإدخال سندات الإيداع للشيكات

• الترحيل المباشر إلى النظام المالي و المحاسبي

• احتواء النظام على شاشة خاصة بالتقارير

• إعطاء النظام تقارير السندات (القبض – الصرف – الإيداع) بين رقمين وبين تاريخين

• إعطاء النظام تقارير السندات حسب قيمتها

• إعطاء النظام تقارير السندات حسب تاريخ الإدخال

• احتواء النظام على ملف خاص بتعقب الحركات

• احتواء النظام على ملف إعطاء الصلاحيات للمستخدمين

• احتواء النظام على عمل النسخة الاحتياطية من البيانات